La prenotazione alberghiera
La prenotazione alberghiera: caratteristiche, tipologie e come stipulare un contratto di prenotazione presso una struttura ricettiva
IL CONTRATTO DI PRENOTAZIONE ALBERGHIERA
La prenotazione (o booking) è il primo atto di stipula del contratto di albergo e impegna al suo rispetto sia l’azienda che il cliente.
In pratica, il cliente quando prenota chiede in anticipo all’esercizio ricettivo la disponibilità di un alloggio.
Le modalità con cui può farlo sono la lettera, il fax, il telefono o un qualsiasi sistema telematico.
La corretta gestione del booking richiede l’esecuzione scrupolosa delle procedure di compilazione delle prenotazioni. I dati occorrenti sono:
- il nome del prenotante (con la specificazione se si tratta di agenzia o di altro);
- la data di arrivo;
- la durata del soggiorno;
- il nome del cliente e il numero delle persone che lo accompagnano;
- il tipo di camera richiesta;
- il tipo di trattamento richiesto (B&B, HB, FB);
- l’ora di arrivo del cliente;
- il prezzo della camera;
- chi paga e cosa paga qualora non sia un cliente a provvedere direttamente al pagamento alla partenza;
- il tipo di prenotazione (da allotment, con caparra confirmatoria, ecc.);
- le eventuali preferenze del cliente in merito al tipo di camera (tranquilla, con vista ecc);
- la firma dell’operatore che ha ricevuto la prenotazione.
Al momento della rilevazione di questi dati, l’addetto al front desk che riceve la prenotazione deve controllare la disponibilità del tipo di camera per il periodo richiesto.
In caso di prenotazione da allotment deve verificare che essa rientri ancora nella disponibilità dell’agenzia ed eventuale data di release, e che agenzia e cliente non figurino nella lista nera dei debitori.
LA CONFERMA DELLA PRENOTAZIONE
Le informazioni vengono registrate sul foglio delle prenotazioni (su supporto cartaceo oppure elettronico); successivamente si provvede a comunicare al cliente la conferma della prenotazione.
La prenotazione si può perfezionare con l’invio di una caparra o con la comunicazione del numero di carta di credito del cliente, oppure semplicemente sulla parola. Queste diverse pratiche permettono di distinguere la prenotazione nei seguenti modi:
- con caparra, quando è richiesta;
- con deposito, quando l’albergo riceve da chi l’effettua una somma in deposito;
- semplice, quando si intende perfezionata sulla parola;
- con forfait, quando un’agenzia di viaggi o un tour operator s’impegnano a pagare una cifra convenuta per i servizi indicati sul voucher a forfait semplice consegnato al cliente;
- full credit, quando un’azienda s’impegna a farsi carico di tutti i consumi dell’ospite dell’albergo durante il soggiorno, extra inclusi.
La prenotazione e la relativa documentazione seguono il conto del cliente dal momento dell’arrivo a quello della partenza, e comunque fino al saldo del conto.
La corretta gestione delle prenotazioni consente anche di disporre delle informazioni necessarie per la programmazione a breve termine dell’attività dell’impresa; esse vengono infatti riportate sul planning, o quadro generale delle camere.
Il front office dovrà compilare i registri degli arrivi e delle partenze e l’housekeeping report (destinato alla governante ai piani) contenente le informazioni relative alle camere occupate, al numero di persone che le occupano, la data di arrivo e quella di partenza.