Come scrivere un verbale
Come si scrive un verbale scolastico, di assemblea o per altri eventi. La guida ti illustra attraverso alcuni passaggi come scriverlo correttamente
Indice
Introduzione
Il verbale è un documento, scritto in modo oggettivo, che serve a registrare per iscritto qualcosa che è stato dichiarato oralmente in una riunione o in un'assemblea.
Lo scopo di questa guida altro non è che quello di illustrare, attraverso dei passaggi molto chiari, come scrivere in maniera precisa un verbale. Ecco procedere senza intoppi, al fine di raggiungere quanto prima l'obiettivo finale, cioè una stesura molto chiara di un verbale che può riguardare diversi ambiti e diverse situazioni.
Specificare il tipo di verbale
La prima cosa da fare è scrivere l'oggetto specificando il tipo di verbale che si sta per fare. Dopo si può iniziare con la stesura. Si comincia con lo scrivere il luogo, la data, l'ora di inizio e di fine della seduta, l'elenco dei partecipanti e degli assenti. Deve poi essere indicato il segretario verbalizzante, cioè colui che scrive il verbale, e il presidente della riunione. Da non dimenticare che le firme di questi ultimi devono essere poste alla fine del verbale.
Controllare l'ordine del giorno
Segue l'ordine del giorno, di grande importanza, poiché riguarda i motivi fondamentali per cui si tiene la riunione; questo deve essere composto da tre punti ma possono variare a seconda delle esigenze. Tutto quello che non riguarda i punti all'ordine del giorno deve essere trascritto in "varie ed eventuali".
Contenuti che devono essere presenti
Di seguito una scaletta riepilogativa riguardo ai contenuti che generalmente devono essere presenti nel verbale, alcuni sono obbligatori altri no.
- Dove e quando si svolge la riunione, i partecipanti, gli assenti, il nome di chi presiede e quello del segretario verbalizzante.
- Le questioni\problemi ancora irrisolti.
- Gli argomenti posti in discussione all'ordine del giorno.
- Gli interventi più significativi rappresentati in ordine temporale.
- I suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte.
- I compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive ed eventuali scadenze.
- Gli argomenti da trattare nella prossima riunione.
Stesura del verbale
Infine, bisogna ricontrollare più volte ciò che si è scritto perché molte regole spesso si tralasciano per pura distrazione. Ogni pagina deve essere numerata e l'esposizione deve risultare sintetica; anche se il verbale viene scritto dopo la riunione o l'assemblea, i tempi devono essere al presente perché si intende stilato nel momento stesso in cui avviene la discussione. Non si ammettono cancellature. A questo punto non rimane altro da fare che rimboccarsi le maniche per la stesura del verbale.
