Come scrivere un'email: tutti i consigli per non sbagliare

Di Redazione Studenti.

Come scrivere un'email? Se non lo hai mai fatto, puoi partire da qui: tutto su campi, introduzione e chiusura. E ricorda: la parola d'ordine è brevità

COME SCRIVERE UN'EMAIL

Come scrivere un'email?
Come scrivere un'email? — Fonte: istock

Se non hai mai scritto un lettera cartacea, è molto probabile che tu abbia vissuto proprio il momento in cui questa forma di comunicazione era già stata ampiamente soppiantata dall’email. La posta elettronica è infatti ormai da anni il mezzo più efficace per comunicazioni formali o informali che richiedano più spazio e attenzione di un messaggio breve. Se devi comunicare col prof. per la tua tesi o inviare del materiale a un amico, insomma, con ogni probabilità lo farai via email. Sì, ma come? Te lo spieghiamo in pochi passi.

EMAIL, CAMPI DA COMPILARE

Innanzi tutto, facciamo chiarezza sui campi da compilare:

  • To: qui inserirai l’indirizzo del destinatario (o dei destinatari)
  • Cc: qui inserirai eventuali altri indirizzi che devono essere messi al corrente del messaggio
  • Ccn: qui inserirai indirizzi che devono essere messi al corrente del messaggio, ma senza che il loro nome sia visibile al destinatario.

EMAIL FORMALE E INFORMALE

Vediamo ora la forma dell’email. Cominciamo col dire che scegliere quella giusta non è affatto banale. Per aiutarti, ogni volta che scrivi un’email poniti queste due domande:

  • Chi è il destinatario?
  • Qual è lo scopo del messaggio?

Perché proprio queste due? Perché saranno loro a determinare l’apertura e la chiusura dell’email. A seconda del grado di formalità dell’email, infatti, potrai scegliere forse diverse:

  • Email formale: puoi introdurti con un Egregio (molto formale, forse poco usato), Gentile, o semplicemente con un saluto: Buongiorno, Buonasera, Salve. In chiusura puoi optare per un Distinti saluti, Cordiali saluti, Un cordiale saluto.
  • Email informale: puoi aprire tranquillamente con Caro o ciao e chiudere con A presto, con affetto, a seconda del grado di confidenza che hai con la persona.

POSTA ELETTRONICA: ALLEGATI

Se devi allegare dei documenti, niente paura: per farlo ti basterà cliccare sul simbolo della graffetta e scegliere dal tuo computer il file da allegare.

Importante: nell’oggetto cerca di essere sintetico e scrivere in breve di cosa tratterà la mail: quello della brevità è un punto essenziale ogni volta che devi scrivere un messaggio di posta elettronica, perché generalmente la lettura online affatica gli occhi più di quella cartacea. Se proprio non puoi condensare il tuo messaggio in poche righe, aiutati con qualche strategia di editing: usa font semplici, distanzia i paragrafi e se devi mettere in risalto qualcosa utilizza grassetti e corsivi (ma senza eccedere!). Insomma: rendi leggibili le cose importanti e cerca di essere rapido ed essenziale, ma soprattutto chiaro.

Sei pronto a scrivere la tua prima email?