Come gestire il tempo: consigli per riuscire a fare tutto

Gestione del tempo, istruzioni per l'uso

Settembre da un pò di tempo sta scalzando gennaio in termini di “nuovi inizi”. Ripartono scuole, università, hobby, lavoro e tutti quei progetti rimandati dall’inizio dell’estate. Ci si ritrova così a dover gestire molti impegni, con il rischio di sentirsi sopraffatti e non riuscire a gestirne neanche uno. Tra le risorse che ci aiutano in questa ripresa, la gestione del tempo è sicuramente tra quelle più importanti.

Step 1 - Dare delle priorità

Per quanto l’entusiasmo (o il panico, in alcuni casi) possa farci pensare che tutto sia prioritario, è importante fermarci ad osservare che non è così. Dare priorità a certe attività piuttosto che ad altre ci permette di mettere ordine: come quando si dividono i pezzetti del puzzle in base al colore e partendo dal bordo. Si divide tutto in piccoli mucchietti che sono così più semplici da gestire.

Ci sono principalmente due fasi che ci permettono di dare la giusta priorità:

• individuare le urgenze, in questa fase dobbiamo selezionare tutte quelle attività che:
  - hanno una scadenza : ad esempio la burocrazia;
  - hanno rischi potenzialmente alti: ad esempio una visita medica, oppure il cambiamento di alcune abitudini dannose o limitanti;
  - sono propedeutiche: cioè tutte quelle attività potenzialmente noiose che sono però indispensabili per poterne fare altre che ci interessano di più;
• individuare gli obiettivi, in questa fase selezioniamo tutte quelle attività che sono in linea con i nostri obiettivi, mettendo in secondo piano quelle che non lo sono.
  ATTENZIONE: questo non vuol dire che si debbano eliminare tutte le attività piacevoli o di svago, ma che si debbano formulare degli obiettivi che coprano anche queste aree. Ad esempio, potremmo porci come obiettivo di passare più tempo di qualità con le persone della nostra vita, così da dare priorità a momenti di condivisione, lasciando in secondo piano le attività sociali a cui partecipiamo per puro senso del dovere.

Step 2 - Organizzare

Una volta individuate le priorità possiamo iniziare a organizzare il nostro tempo:

• Prima di tutto possiamo dedicare un momento per individuare lo spazio da dedicare alle urgenze: sbrigare la burocrazia, fissare gli appuntamenti, ecc. Questo ci permetterà non solo di capire quali momenti saranno occupati e quali liberi, ma anche di togliere dalla mente e dal corpo il peso che le urgenze creano su di noi.
• Una volta individuati gli “spazi liberi” (tendendo conto anche di impegni fissi come scuola, lezioni, lavoro e corsi vari) possiamo quantificare il tempo che ci resta a disposizione. Ciò che dovremmo fare a questo punto è quantificare (a grandi linee) il tempo previsto per ciascuna attività;
• infine, usando un supporto grafico (un calendario o un agenda) pianificare le attività prima del breve termine (es. nella settimana) e poi nel lungo termine, in base a quanto prevediamo che potrebbe durare.

Step 3 - Trovare l'equilibrio

Pianificare e organizzare il tempo non deve trasformarsi nella costruzione di una gabbia buia e triste. La parola chiave deve quindi sempre essere la flessibilità.

In assenza di questa potremmo infatti incorrere in due rischi:

• da un lato l’insoddisfazione: senza flessibilità potremmo privarci di quei piacevoli imprevisti che sono fondamentali per il nostro benessere;
• dall’altro lato l’immobilizzazione e l’autosabotaggio: la rigidità può portarci ad autosvalutarci nei casi in cui non riusciamo a stare nei tempi previsti. Questo può tradursi in un circolo vizioso che ci porta ad abbandonare man mano ogni attività.

Per evitare che l’organizzazione ci si ritorca contro, nella gestione ottimale del nostro tempo dobbiamo inserire alcuni ingredienti:

1. lasciati sempre del tempo “vuoto” da dedicare ai bisogni del momento: potresti voler leggere, fare un riposino o chiacchierare con un amico. Questi momenti sono da proteggere sempre;
2. allenati ad accogliere e gestire gli imprevisti: capiterà sempre una cosa che non va come previsto, ed è quindi importante accettarlo così da riorganizzarsi di conseguenza;
3. inserisci qua e là delle attività piacevoli e di svago: non è vero che per arrivare da qualche parte devi metterci il 100% dell’impegno nel 100% del tempo; non siamo fatti per essere produttivi tutto il tempo e concederci di goderci la vita ci permette di dare il massimo nei momenti dedicati e di apprezzare di più ciò che facciamo. Utilizza questi spunti non come regole assolute ma come punti di partenza per costruire il tuo personale metodo per la gestione del tuo tempo: abbiamo tutti bisogni, desideri, doveri ed obiettivi diversi, per cui non può esistere una modalità valida per ognuno. Sperimenta e ricerca le modalità e gli equilibri più adatti a te e alla tua vita.

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