Programmi annuali: redazione del budget

Di Redazione Studenti.

Il budget è il documento amministrativo dove sono riportati costi, ricavi, variazioni patrimoniali e variazioni finanziarie previste per l'esercizio successivo.

Esiste infatti un budget economico, che non è altro che un conto economico preventivo, cioè si fa il conto economico ancora prima che cominci l'esercizio, in modo da poter fare poi il confronto con il conto economico reale, consuntivo. Esiste poi un budget patrimoniale che è uno stato patrimoniale preventivo e esiste infine un budget finanziario che riassume le variazioni previste nelle grandezze finanziarie durante l'esercizio a cui si riferisce il budget stesso. Questi sono i budget generali, che coinvolgono cioè tutta l'impresa, e che sono fatti partendo da alcuni obiettivi preventivamente definiti che sono espressi dai valori di alcuni indici importanti come il ROE, ROI, ROS, rotazione degli investimenti, liquidità, etc.
Poi ci sono i budget settoriali, quelli cioè riferiti a una singola area dell'impresa, come l'area commerciale, produttiva, di ricerca e sviluppo, finanziaria, etc. che vengono redatti con lo scopo di definire gli obiettivi e le modalità di raggiungimento degli stessi area per area, in modo che l'insieme dei risultati di tutte le aree dia il risultato desiderato a livello aziendale.
Non ci resta che andare a vedere nello specifico come si fanno i budget. Prima di tutto, dobbiamo dire che i budget più importanti per un'impresa sono quelli che si riferiscono all'area commerciale, a quella della produzione e a quella degli investimenti, dopodiché vengono tutti gli altri budget relativi alle varie aree in cui è stata suddivisa l'impresa.
Per quanto riguarda il budget commerciale, che è il primo che viene fatto visto che poi da questo dipendono tutti gli altri, va detto che esso si compone di due parti: budget delle vendite e budget dei costi commerciali.
Il budget delle vendite di solito viene fatto seguendo le seguenti fasi:
• Fissazione da parte della direzione del prezzo di vendita di ogni prodotto o categoria di prodotti;
• Invio dei prezzi ai responsabili delle vendite i quali formulano le previsioni di vendita suddivise per periodo infrannuale, prodotto, area geografica e categoria di cliente (grossisti, grande distribuzione, piccolo dettaglio, privati) basandosi sia sull'andamento storico delle vendite che sulle previsioni di andamento delle vendite;
• Invio delle previsioni alla direzione, che le esamina, le discute insieme ai soggetti che le hanno formulate e infine fissa gli obiettivi di fatturato;
• Approvazione del budget delle vendite che diventa vincolante per i venditori che hanno come obiettivo quello di realizzare nei periodi indicati il fatturato previsto.

Solitamente le previsioni di vendite sia quantitative che monetarie vengono riportate in dei prospetti riassuntivi che possono assumere diverse forme, non c'è una regola precisa, l'importante è che vengano evidenziate bene per ogni prodotto le previsioni relative alle vendite nelle varie aree geografiche e all'interno di ogni area, le vendite previste per categoria di clienti.

Il budget dei costi commerciali invece riassume le previsioni di spesa relative all'area commerciale. Solitamente, queste spese vengono divise in variabili (cioè legate alla vendita dei prodotti, come possono essere gli sconti sui prodotti venduti, le spese di trasporto, le provvigioni date ai rappresentanti per ogni prodotto venduto, etc.) e fisse (strutture, costi per pubblicità, retribuzioni di base del personale dell'area commerciale, etc.).
Per i costi variabili viene redatto un unico documento a sé stante che li riassume tutti, mentre invece per i costi fissi la cosa è un po' più complicata. Alcune imprese fanno due documenti separati per i costi fissi: uno dove mettono i costi di struttura (immobili, retribuzioni di base del personale commerciale, etc) e l'altro dove mettono i costi di politica, detti anche discrezionali, che possono essere rimossi facilmente e in tempi brevi al contrario dei precedenti (alcuni esempi di costi di politica sono le spese per pubblicità, i costi per l'aggiornamento del personale, etc.). Altre imprese invece dividono i costi fissi in maniera diversa e invece di fare due documenti (uno per i costi di struttura e l'altro per quelli di politica) ne fanno quattro, e cioè:
• creazione e sviluppo della domanda, che contiene le spese per la pubblicità e per le ricerche di mercato;
• acquisizione degli ordini, che comprende le spese per le retribuzioni e per le attrezzature utilizzate per l'acquisizione degli ordini;
• evasione degli ordini, che comprende le spese per il personale addetto, per le strutture e per il trasporto;
• mantenimento del patrimonio commerciale acquisito, cioè le spese necessarie per non perdere i clienti che già si hanno, che comprende i costi per il personale e per le attrezzature impiegate per le relazioni con i clienti e l'assistenza alla clientela, oltre ai costi dell'area direzionale delle vendite (stipendi) e ai costi per i problemi nelle vendite tipo l'insolvenza dei clienti oppure la concessione di ribassi e abbuoni e così via.

Dopo aver redatto il budget commerciale delle vendite, l'imprenditore può redigere il budget della produzione, che infatti dipende strettamente dal volume delle vendite che si prevede di realizzare nei vari periodi dell'anno. Anche il budget della produzione, come quello delle vendite, viene redatto con riferimento a periodi di tempo infrannuali, di solito con riferimento a ogni singolo mese dell'anno.
Il budget della produzione viene articolato infatti per:
• periodo dell'anno;
• prodotto o insieme omogeneo di prodotti;
• centro di responsabilità (reparto produttivo).

Il budget della produzione si compone di quattro parti distinte tra loro, cioè:
budget delle quantità da produrre;
budget del fabbisogno e degli approvvigionamenti di materie dirette;
budget della manodopera diretta;
budget dei costi industriali.

Il budget delle quantità da produrre mira a definire, per ogni periodo di tempo in cui viene suddiviso l'esercizio (di solito, come detto, per ogni mese), la quantità da produrre per ogni prodotto e quindi la quantità da produrre per ogni stabilimento industriale, se l'impresa attua la produzione in più stabilimenti. Per definire quanto è necessario produrre bisogna tenere di conto delle rimanenze di magazzino, infatti la quantità da produrre è uguale alle vendite programmate a cui vanno aggiunte le esistenze iniziali previste a cui vanno tolte le esistenze finali previste. E' l'imprenditore che decide quante sono le rimanenze di magazzino che desidera avere e sulla base di esse, delle vendite previste (budget commerciale) e delle rimanenze iniziali previste stabilisce quanto deve produrre nel periodo considerato. continua>>