Magazzino: approvviggionamento e problema delle scorte

Di Redazione Studenti.

La gestione delle problematiche di magazzino costituisce un aspetto importante per il raggiungimento della qualità totale dell'impresa

In particolare è importante la politica di gestione delle scorte con le quali l'impresa determina il proprio fabbisogno di beni, distribuendo quantità e tempi di fornitura secondo un piano che tenga conto delle caratteristiche operative e dei vincoli di tipo finanziario posti dalla struttura del patrimonio finanziario. L'acquisto delle scorte determina l'inizio del ciclo economico dell'impresa che deve essere sviluppato in stretta relazione con il ciclo tecnico e quello monetario. In fase d'avvio del processo di trasformazione delle materie prime l'impresa cercherà di:

• Avvicinare il più possibile il ciclo economico a quello tecnico – si sostengono i costi all'inizio della trasformazione dei beni, evitando di indebitarsi in anticipo e di avere in magazzino scorte inutilizzate.

• Posticipare l'inizio del ciclo monetario - effettuare acquisti con pagamento dilazionato.(ci si finanzia con i fornitori)

Terminato il processo di trasformazione, l'impresa deve collocare il prodotto finito sul mercato:

• Avvicinare il ciclo economico a quello tecnico – si conseguono i ricavi in prossimità della conclusione del processo produttivo.

• Avvicinare il ciclo monetario a quello economico – s'impone al cliente un pagamento immediato o con dilatazione breve del pagamento.

L'intera gestione del processo produttivo deve tener conto delle esigenze produttive e finanziarie dell'impresa.

• Esigenze del processo produttivo – continuità al processo produttivo o commerciale.

Esigenze finanziarie – nel magazzino sono immobilizzati finanziamenti che si devono trasformare, entro breve tempo, in liquidità. Metodo migliore è la scorta zero.

L'impresa efficiente deve equilibrare le esigenze di:

  • Servizio alla clientela – affidabilità, continuità, tempestività – scorte elevate.
  • Controllo dei costi – riduzione oneri finanziari, mantenimento di una struttura finanziaria flessibile – scorte ridotte

Tutto ciò è il trade-off e indica il bilanciamento di due obiettivi tra loro contrapposti, e può esserci solo il raggiungimento di uno di loro.La contrapposizione è tra la continuità del processo produttivo e il controllo dei costi di magazzino, soprattutto di tipo finanziario, che richiede scorte ridotte.

La logistica aziendale è finalizzata a rendere efficienti ed economici i processi d'approvvigionamento, stoccaggio ed evasione degli ordini. Essa coinvolge:

  • L'ufficio acquisti e l'ufficio programmazione – buyer (o responsabile degli approvvigionamenti) – ha il compito di scegliere i fornitori e valutarne l'affidabilità attraverso un'analisi del fornitore. Inoltre si formula il piano degli acquisti seguendo due metodi:

• Metodo storico - basato sul consumo predente.

• Metodo previsionale – basato sulla previsione secondo la domanda.

  • La gestione delle scorte -

• Just in time – sistema finalizzato alla minimizzazione dei tempi della logistica e della produzione, facendo sì che le materie arrivino in azienda e s'inseriscano nella linea di produzione al momento più opportuno, in altre parole quando devono effettivamente essere utilizzate, limitando così il più possibile la permanenza in magazzino. Tutto ciò può essere consentito da un rapporto fornitori-impresa ottimo (collegato al buyer), da una struttura industriale idonea e finalizzata all'annullamento dei tempi morti della lavorazione, un personale e un sistema informativo efficiente.

• Lotto economico d'acquisto – effettuato nel caso in cui il just in time sia difficilmente attuabile, ed indica la quantità ottimale d'acquistare per ridurre l'incidenza dei costi fissi e dei costi variabili legati alla gestione delle scorte.Con il rapporto con i fornitori si considerano due fattori:

• Il loro lead time – tempo d'evasione dell'ordine ricevuto.

• La possibilità degli ordini aperti – possibilità di ripartire le consegne, a seconda delle esigenze produttive, durante l'intero anno.

Con il rapporto con il mercato di sbocco si considerano:

• L'andamento della domanda – domanda costante , una volta conosciute le caratteristiche del mercato è possibile gestire l'approvvigionamento individuando i tempi d'ordinazione. Domanda variabile è necessario modificare il livello delle scorte e quindi i tempi degli ordini ai fornitori.

• Le condizioni di deperibilità dei beni – se i beni sono deperibili gli ordini ai fornitori devono essere frequenti e per quantità non elevate.

• La condizione di sostituibilità del bene – se il bene può essere sostituito con altri succedanei.

Quando le scorte non sono gestite con il just in time, il buyer deve periodicamente provvedere al reintegro dello stock di magazzino. (graficamente, in situazioni normali, è rappresentato con un grafico a dente di sega) Per far sì che l'attività di distribuzione o di produzione dell'impresa possa essere svolta senza interruzioni o rallentamenti, il buyer deve determinare il livello di riordino delle scorte.

Livello di riordino – segnala il momento in cui l'impresa deve trasmettere l'ordine al fornitore per consentire il regolare svolgimento del processo di produzione o di distribuzione. Inoltre il livello di riordino è dato dal prodotto tra il consumo medio giornaliero di scorte e il numero di giorni necessari per il relativo riapprovvigionamento. I giorni di riapprovvigionamento sono costituiti dal tempo interno aziendale necessario per trasmettere l'ordine e dal tempo esterno occorrente al fornitore per eseguirlo.

Scorta di sicurezza – indica la quantità al di sotto della quale l'impresa rischia di rimanere senza merci o materie prime con le quali svolgere con continuità la propria attività. – immobilizzo di fondi necessari per dare continuità al processo produttivo.

Livello d'allarme – indica il livello di magazzino in corrispondenza del quale è opportuno verificare il rispetto dei tempi di consegna da parte dei fornitori.

Indice di rotazione – di un articolo esprime il numero di volte in cui, nel periodo considerato, avviene il suo rinnovo totale in magazzino, permettendo all'impresa di recuperare le risorse finanziarie investite nelle scorte. Un'elevata rotazione degli stock indica che le scorte nel corso dell'anno sono rimaste in magazzino per un periodo limitato: l'impresa è riuscita a recuperare i mezzi finanziari impiegati per l'acquisto.Al contrario,una lenta rotazione è segnale di un rallentamento delle vendite:le risorse investite sono rimaste immobilizzate per un lungo periodo,creando condizioni di tensione finanziaria. Il livello dell'indice di rotazione dipende anche dalle strategie dell'impresa.Dal punto di vista dell'approvvigionamento essa cercherà di ritirare le forniture il più tardi possibile,gestendo, quando concordati, gli ordini aperti o a consegna scaglionata; dal punto di vista delle vendite l'impresa punterà invece ad attivare le strategie utili a un rapido recupero delle risorse investite nelle scorte. Il calcolo dell'indice di rotazione è normalmente svolto sulla base annua e la determinazione è effettuata mettendo a rapporto le merci uscite dal magazzino in quello stesso periodo.

Il tasso di rotazione può essere calcolato:

- Da quantità fisiche – effettuato dalle imprese che tengono rilevazioni di magazzino a quantità fisiche.

- Da valori – possibile quando vi è un sistema contabile di magazzino in grado di fornire non solo i quantitativi movimentati ma anche i corrispondenti valori. Anche per il calcolo dell'indice a valore si pone il problema della determinazione della consistenza media di magazzino. Se l'impresa dispone di un adeguato sistema informativo, è in grado di valorizzarne giornalmente le proprie scorte e di calcolarne la media dei valori giornalieri registrati nel periodo considerato.

L'indice di durata è l'inverso dell'indice di rotazione ed esprime la durata media di permanenza dei beni in magazzino.

  • La distribuzione e l'evasione degli ordini della clientela – matrice ABC tabella che consente di suddividere le scorte di magazzino,attribuendo a esse una diversa rilevanza in base al valore complessivo e al consumo delle scorte.