Hostess ECM: chi è, cosa fa

Di Martina Braganti.

Vorresti lavorare come hostess in congressi medici ma ogni volta che ti candidi sbatti contro"porta chiusa"? Questa mini guida potrà aiutarti

Sul forum si leggono spesso annunci di agenzie che cercano hostess per convegni ecm, ma ragazze con esperienza -anche se non in questo tipo di eventi- vengono ingiustamente scartate.

Chi sono le hostess ECM e cosa è richiesto loro?
Si tratta di una hostess congressuale con qualche mansione in più, niente che non possa essere chiarito da un briefing. ECM significa educazione continua in medicina, corsi riservati a infermieri, farmacisti, medici generici o specialisti organizzati da un provider (una società scientifica, una casa editrice che tramite una casa farmaceutica si occupa della parte scientifica del corso) per l'aggiornamento del medico. Ad ogni corso, il Ministero della Sanità assegna dei crediti.

Cosa fa la hostess?
All'arrivo in sede congressuale (hotel o altra struttura), si reca dalla persona che precedentemente le è stata indicata dall'agenzia per il ritiro del materiale (blocchi, penne etc..); procederà quindi ad allestire la sala, mettendo i cavalierini (cartoncini che contengono i nomi dei relatori) sull'apposito tavolo, controllerà che ci siano le bottigliette d'acqua.
Mano a mano che i partecipanti arriveranno, procederà alla loro registrazione su un apposito foglio, scrivendo nome e cognome e facendo firmare sotto la voce " firma entrata ". Inoltre consegnerà il materiale ad ogni partecipante: blocchi, penne, programma evento (questo materiale potrà anche essere sistemato precedentemente in sala su ogni sedia).

Ad ogni partecipante andrà inoltre consegnato il fogli contenente le domande ed una scheda di valutazione dell'evento.

Mentre i partecipanti saranno in sala, la hostess dovrà preoccuparsi di redigere gli attestati di partecipazione, scrivendo nome e cognome del medico. Questo serve ad attestare che il medico ha partecipato all'evento visto che a quelli verranno successivamente assegnati i crediti.

Se è previsto un coffee break, la hostess dovrà controllare che sia tutto in ordine. Se è prevista la presenza della hostess in sala, durante i momenti di discussione dovrà passare il microfono a chi vorrà parlare.

Al termine dell'evento, la hostess dovrà ritirare i questionari ed i fogli valutazione evento (controllando che siano debitamente compilati e firmati in ogni loro parte), far firmare i partecipante sotto la voce "firma uscita " nell'apposito foglio e consegnare l'attestato. E' importante che il medico partecipi a tutta la durata dell'evento, altrimenti non avrà diritto ai crediti.

Questi eventi possono essere di una sola giornata o svolgersi in più giorni: in ogni caso, i questionari andranno ritirati solo a fine evento. Non c'è nulla di particolarmente complicato; basta chiedere all'agenzia un briefing con riepilogati i compiti da fare ed i recapiti telefonici sia dell'area manager dell' azienda che dei responsabili di agenzia.