Come aprire un'agenzia di congressi, promozioni & co

Di Martina Braganti.

Cosa serve per aprire un'agenzia di congressi? Quali sono i costi iniziali? Scopri con questa piccola guida come avviare un'agenzia di organizzazione eventi

COME APRIRE UN'AGENZIA DI CONGRESSI

Un'agenzia di organizzazione eventi può essere avviata gradualmente e senza eccessivi investimenti iniziali.

COME INIZIARE - Ci si deve rivolgere al Comune nel quale si intende svolgere l'attività.

Maggiori informazioni a riguardo, compresi i moduli da compilare per l'iscrizione al Registro delle Imprese, li potete trovare al sito Infoimprese.

E' inoltre necessario aprire la partita iva, che può essere richiesta preso la Camera di Commercio oppure attraverso il sito dell'Agenzia delle Entrate.

Il numero di partita iva viene consegnato subito e gratuitamente; nel cartoncino che vi verrà consegnato ci saranno i dati anagrafici, il settore di attività ed, appunto, il numero di partita iva, che andrà ad affiancare il codice fiscale e dovrà essere indicato in tutti gli atti della nuova impresa. La partita iva implica la fatturazione delle prestazioni, la tenuta delle scritture contabili e la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Come aprire un'agenzia di congressi e organizzazione eventi
Come aprire un'agenzia di congressi e organizzazione eventi — Fonte: istock

I COSTI

Soprattutto quelli iniziali possono essere rappresentati dalla pubblicità, che per un'agenzia di questo settore è di fondamentale importanza.
Fate stampare dei biglietti da visita con tutti i dati e se avete una buona conoscenza di internet potete tentare di costruire un sito da soli, altrimenti affidatevi ad agenzie specializzate.
Ricordatevi di aggiornare il vostro sito internet mano a mano che l'attività va avanti.
Gli altri costi sono quelli di una qualsiasi altra attività di tipo autonomo e quindi: affitto, pc, bollette, pagamenti di eventuali stipendi.

I CONTATTI E I CLIENTI

All'inizio si può lavorare come sub agenzia (in questo modo anche i costi saranno più contenuti), ovvero come tramite regionale per agenzie nazionali (potete trovare gli indirizzi sui maggiori motori di ricerca)

Sarà utile anche farvi pubblicità nella vostra città proponendovi come organizzatori di eventi ed inviando mail a palestre, autosaloni, supermercati, parrucchieri etc....

E' importantissima la vostra presenza nelle maggiori fiere ed eventi nazionali dove, nei vari stands, potrete incontrare potenziali clienti. Ricordatevi di portare con voi i bigliettini da visita della neonata agenzia e di raccoglierne quanti più possibile!

Datevi da fare con le relazioni pubbliche! Inviate mail con la presentazione dell'agenzia ai responsabili marketing delle aziende con cui siete venuti in contatto.

IL PERSONALE

Cominciate presto a creare un data base diviso per regioni e per mansioni (hostess, steward, promoter etc..): sarà uno strumento preziosissimo affinché il cliente possa scegliere la figura che sta cercando e selezionare la vostra agenzia! Utili anche gli annunci sul web ed i giornali locali.

E poi? Preparatevi a fare preventivi su preventivi e ad avere una forte dose di pazienza sia con il cliente più esigente che con la hostess più capricciosa.